Zentrale Funktionen & Stäbe
Das Problem ist nicht neu, aber gravierend und wird trotzdem häufig nicht angegangen: Die Kosten der Stabs- und Servicebereiche steigen häufig schneller als die der operativen Einheiten. Viele Banken und Sparkassen geben mittlerweile mehr als 50 % ihrer Ausgaben im indirekten Bereich aus. Das liegt in den meisten Fällen darin begründet, dass die gängigen Optimierungsinstrumente zur Reduzierung der indirekten Kosten unzureichend sind:
Die Geschäftsprozessoptimierung bekommt die diversifizierten Stabs- und Serviceaufgaben nicht „gepackt“ und die Alternative des Cost-Cutting ist zu undifferenziert, trifft „Freund und Feind“ und unterliegt aufgrund fehlender Maßnahmenhinterlegung häufig Akzeptanzproblemen.
Dieses Versagen der klassischen Optimierungsinstrumente führte in der Vergangenheit häufig zu Ausweichhandlungen: Ein Beispiel ist das Outsourcing. Die Einsparungserfolge durch Outsourcing sind jedoch oft nicht überzeugend, so dass sich die Kostensituation nicht wirklich verbessert, von den anderen Problemen, die durch externe Anbieter entstehen können ganz abgesehen.
Kreditinstitute, die ihre Wettbewerbsfähigkeit durch Ausschöpfung aller Potenziale stärken wollen, kommen allerdings an einer wirkungsvollen Optimierung der Stabs- und Servicebereiche nicht vorbei, um die Kosten zu senken und eine effiziente Ressourcenverteilung zu gewährleisten.
Ein Instrument, welches oft übersehen wird, ist die Methode der generischen Aufgabengestaltung. Diese ist eine Weiterentwicklung des seit den 80er Jahren bekannten Zero-Base-Budgeting. Es handelt sich dabei um ein Optimierungsinstrument, mit dem im Rahmen eines mehrstufigen Verfahrens für die untersuchten Stabsbereiche die jeweiligen Ziele, Aufgaben sowie die zur Aufgabenerfüllung notwendigen Leistungen und erforderlichen Ressourcen neu festgelegt werden.
Die generische Aufgabengestaltung geht dabei nicht vom Ist-Zustand (Leistungen, Kapazitäten, Abläufe) aus, sondern definiert die betroffenen Stabs- und Servicebereiche völlig neu. Jede bestehende Organisationseinheit hat die von ihr benötigten Ressourcen neu zu rechtfertigen (Prinzip der Beweislastumkehr). Anders als die Methode des Zero-Base-Budgeting verwendet die Generische-Aufgaben-Gestaltung allerdings Erfahrungswerte und Daten aus dem Ist-Zustand, um so die möglichen Schwierigkeiten eines reinen „Grüne-Wiese-Ansatzes“ zu vermeiden.
Die Optimierungspyramide der generischen Aufgabengestaltung™ beginnt beim Nutzen
